AGi Condominios funciona bajo el concepto de una autogestión donde el condominio nombra a un Administrador, quien revisa los ingresos o pagos de los propietarios y realiza las operaciones de pagos al personal y proveedores, cómodamente a través de Internet e incluso sin necesidad de transcribir datos ahorrándoles tiempo y esfuerzos rutinarios ya que de esto se encarga AGi.
Los recibos mensuales del condominio los entrega AGi automáticamente por correo electrónico a cada uno de los propietarios, quienes a través de su cuenta de AGi pueden realizar consultas, cancelaciones, o abonos a sus deudas directamente en línea. También pueden enviar un correo con el comprobante de transferencia para que AGi lo procese, así se mantienen las deudas y pagos de los inmuebles siempre al día.
Herramientas de AGi Condominios
Los Condominios se caracterizan porque los gastos comunes son distribuidos entre los inmuebles y son reflejados en el Recibo del mes. Se tienen varias modalidades de distribuir estos gastos y la más común es por alícuotas donde cada apartamento o inmueble le corresponde cancelar una parte de estos gastos comunes. En AGi los gastos se cargan en las cuentas contables de manera automática cada vez que se realizan y al final se obtienen los recibos que son enviados por correo electrónico a cada inmueble. Adicionalmente AGi calcula las reservas legales o fondos correspondientes y se le pueden cargar a cada inmueble gastos individuales. Estos recibos se pueden imprimir utilizando formatos adaptados a sus necesidades.
AGi Condominios ofrece la posibilidad que el mismo propietario realice sus cancelaciones a través del sistema. Además se establece una metodología de cancelaciones que consiste en una transferencia o un depósito directo a la cuenta del banco del condominio. Estos comprobantes de transferencia o depósitos son reportados directamente, por el propietario, en el Sistema AGi o enviados a nosotros para que sean procesados. Al realizar estas operaciones ya se mantiene la cobranza al día. En casos muy aislados se tendrán propietarios que entregan su pago al administrador y este deberá procesar el depósito en AGi.
Adicionalmente se evita la impresión física de recibos y comprobantes de pago y caso de ser requeridos lo podrá imprimir directamente el propietario.
Estas transferencias o depósitos deben verificarse o conciliarse con el estado de cuenta del banco.
La experiencia ha demostrado que en realidad son pocos los proveedores de servicios a los condominios. Se tienen cuotas mensuales por servicios contratados o gastos fijos y pagos eventuales o gastos variables. La forma en que opera AGi es que cuando se cancela a un proveedor se debe registrar el pago inmediatamente que pueden ser anticipos o abonos y cancelaciones totales del servicio.
Las cancelaciones se procesan a través del modulo Egresos opción Egresos Generales donde se llena el formulario con la información (ver). A continuación se deben seleccionar las cuentas contra las que se cancelan los distintos conceptos y montos que normalmente serán las cuentas de egresos. Estos gastos se reflejarán en el recibo del mes correspondiente.
En caso que se tenga una provisión para estos gastos entonces se llevan contra las cuentas de los fondos correspondientes y entonces no serán procesados en el recibo como egresos del mes.
Cuando se dan anticipos o abonos estos deberán al final ir contra una factura que emitirá el proveedor. Cuando se cancela un monto como anticipo se procesa contra la cuenta de anticipo preestablecida en AGi. Cuando el proveedor emite la factura final esta se introduce en AGi y al cancelarla se coloca el monto del anticipo previamente abonado al proveedor.
AGi comprende un sistema de nómina. Como parte de los programas que se ofrecen y será el encargado de elaborar los recibos cumpliendo con todos los requisitos de ley según las pautas que indique el administrador.
Con estos recibos se procede a cancelar la nómina que se realiza de forma muy sencilla a través del menú del Sistema AGi.
Se lleva control de los préstamos a trabajadores y pueden solicitar a soporte técnico la liquidación de las prestaciones sociales o cualquier información referente a las cuentas con los trabajadores.
Para aquellos condominios que lo requieran también AGi ofrece la Indexación de Deudas que se realiza de manera automática.
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